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Tudo o que você precisa saber sobre gestão de processos para a sua empresa

 

A gestão de processos é um dos fundamentos mais importantes de qualquer negócio. Afinal, ela é um conjunto de atividades que se interligam de alguma forma. No entanto, para fazer com que todas funcionem da melhor forma possível e em harmonia, é preciso aderir à gestão de processos e entender ao máximo sobre esse tema. Para isso, confira nosso artigo com tudo o que você precisa saber!

 

O que é gestão de processos e quais seus benefícios?

Toda empresa funciona à base de processos, no entanto, para se manter competitiva e à frente do mercado é preciso acompanhá-los de perto. É por isso que é importante entender o que é gestão de processos.

 

O que é gestão de processos?

 

A gestão de processos é o planejamento, execução e monitoramento das atividades. É preciso colocá-la em prática para certificar-se que a empresa está funcionando bem, aplicando melhorias quando necessário. Vale lembrar que a gestão de processos pode – e deve – ser aplicada em todas as áreas do negócio, desde financeiro até marketing e vendas.

Basicamente, a gestão de processos consiste em analisar com detalhes a estrutura de uma empresa para conseguir identificar possíveis gargalos ou entraves que estejam impedindo uma boa performance. Com ela, é possível reduzir ou eliminar gastos desnecessários, otimizar o trabalho, aumentar a produtividade, entre outros.

Essa atividade pode ser realizada por profissionais dedicados exclusivamente a ela ou então pelos colaboradores de cada área, o que pode tornar a busca por melhorias mais fácil. No caso, para quem não é responsável por uma determinada função e precisa fazer a gestão de processos dela, é preciso aprender ao máximo tudo sobre ela para então enxergar o que pode estar dando errado. Enquanto isso, um profissional que já é da área poderá apontar com muito mais facilidade algo que não está funcionando, mas precisará de um treinamento de gestão de processos para fazer uma boa análise.

A gestão de processos é indispensável para qualquer negócio e, para aprofundar melhor o porquê, vale a pena conferir quais os benefícios da aplicação dela.

 

Benefícios da gestão de processos

 

Como já citado, há muitos benefícios na adoção da gestão de processos, ela pode reduzir custos e aumentar a produtividade. Mas não só: é com esse olhar minucioso que o negócio se mantém competitivo e evita ficar para trás. Para aprofundar melhor no tema, reunimos os principais benefícios. Confira:

 

Manter a competitividade

 

Talvez a vantagem mais importante da gestão de processos, a competitividade é resultado direto dessa atividade. Afinal, com um negócio funcionando a pleno vapor, de forma otimizada e atualizada tem mais chances de sair na frente dos concorrentes ou pelo menos de não ficar para trás no mercado. 

Isso acontece, porque não há, por exemplo, gargalos que sejam obstáculos nos processos ou mau uso dos recursos, o que impediria o crescimento da empresa. Além disso, a gestão de processos geralmente tem um olhar atento para as novidades do mercado, que podem otimizar a cadeia produtiva, e resulta em um negócio atualizado e competitivo.

 

Eliminar gastos desnecessários

 

Outro benefício de grande impacto da gestão de processos é exatamente a eliminação de gastos desnecessários. No caso, os profissionais responsáveis pela função devem estar atentos a qualquer tipo de excesso, tanto causado por tecnologias desatualizadas como por valores de fornecedores desvantajosos.

Aqui é preciso atenção, uma vez que esses gastos podem não ser tão óbvios ou com efeitos limitados a uma área. Por exemplo, é possível que para a realização de um projeto seja preciso a aprovação da equipe financeira. No entanto, se ela não estiver internamente otimizada, poderá levar muito tempo para liberar, o que afetará o time dedicado a esse projeto.

Em outras palavras, o time não produz tanto quanto poderia e a empresa corre o risco de lançar o projeto tarde demais, ficando para trás no mercado. Nesse cenário, os gastos e a perda de possíveis ganhos são grandes, podendo ser evitados com a gestão de processos.

 

Elevar a produtividade

 

Um benefício muito citado quando o assunto é gestão de processos é o aumento de produtividade. Isso pode acontecer de diversas formas e nem sempre precisa da aplicação da mais nova tecnologia, mas sim alguma ferramenta que possa fornecer um bom custo benefício.

É muito comum que empresas deixem de lado a otimização de processos e, com isso, fiquem obsoletas. No entanto, é importante ficar de olho nas novidades do mercado que podem ajudar, pois isso pode fazer uma grande diferença. Por exemplo, se o atendimento de uma empresa é realizado manualmente por um profissional que responde clientes em e-mails e redes sociais, muito provavelmente essa interação é demorada – ainda mais se o volume de mensagens for alto. As consequências podem ser inúmeras, desde insatisfação dos clientes até perda de vendas.

Nesse caso, uma opção viável para aumentar a produtividade pode ser contratar e programar um chatbot. Assim, ele pode focar em atender perguntas mais frequentes e básicas e o profissional da área se dedica a responder os casos mais complexos.

 

Motivar profissionais

 

Uma das consequências dos benefícios já citados é também a motivação dos profissionais envolvidos. Uma vez que os gargalos sejam resolvidos e os processos otimizados, o trabalho fica muito mais simples já que a tendência é o aumento de eficiência e rapidez para realizá-los. Além disso, o aumento da motivação das equipes se dá ao fato delas poderem se dedicar a tarefas mais estratégicas e menos automáticas.

 

Facilitar as decisões

 

Outro resultado importante é a maior facilidade nas tomadas de decisões da empresa. Afinal, é a partir das análises necessárias pela gestão de processos que é possível ter uma visão detalhada da empresa, assim como de suas forças e melhorias. Com essas informações, fica muito mais simples entender quais as estratégias mais adequadas para o negócio, assim como as prioridades dele e onde quer chegar.

Para ficar mais claro, em uma situação em que o empreendedor precise investir em melhorias no seu negócio, que está com gargalos tanto na área de atendimento ao cliente como na produção de produtos, com a gestão de processos essa decisão fica mais fácil. Isso porque com o estudo aprofundado dos respectivos problemas é possível entender qual é mais prejudicial para o negócio e, portanto, qual precisa de melhorias mais urgentemente.

 

Multiplicar tempo

 

Por fim, a gestão de processos também faz diferença em um negócio em relação ao tempo gasto nas tarefas. A tendência é que a adoção de ferramentas elimine gargalos e aumente consideravelmente a velocidade da realização de tarefas. 

Trazendo o exemplo da adoção de chatbots para a área de atendimento, é possível agilizar de forma significativa o tempo de resposta para clientes, que consequentemente ficam satisfeitos por obter um retorno referente às questões enviadas.

 

6 práticas mais importantes da gestão de processos

É preciso entender que a gestão de processos lida diretamente com diversas tarefas interligadas e que, apesar de diferentes, devem ser tratadas como parte do mesmo todo. Para isso ocorrer da melhor forma possível, reunimos 6 práticas mais importantes para a gestão de processos.

 

Arquitetura

 

Essa atividade é muito benéfica para a gestão de processos pois ajuda a organizar o seu funcionamento. Em outras palavras, mapeia a interação entre cada processo em uma cadeia de valor, mostrando as principais informações sobre cada um, assim como a forma que estão interligados.

Isso é importante, levando em consideração o fato de que as atividades da empresa não estão soltas, mas conectam-se de alguma maneira. Uma delas, que deve ser pensada ao organizá-la, é a relação dessas tarefas com as estratégias e objetivos do negócio.

Vale frisar que essa atividade não se limita a mapear cada processo, mas também traz quais os profissionais responsáveis por cada tarefa e suas principais funções.  

Dessa forma, a elaboração da arquitetura é uma forma visual e clara de organizar a gestão de processos. Ela é muito útil não só para as lideranças da empresa como também para todos os colaboradores, que podem passar a entender melhor o seu papel dentro dessa estrutura.

 

Mapeamento

 

O mapeamento pode ser confundido com a arquitetura, mas sua proposta é diferente. Enquanto a arquitetura limita-se à estrutura e à informações superficiais, o mapeamento detalha mais a gestão de processos. Ou seja, ele não só faz identifica a ligação entre os processos como também expõe diversas outras informações como:

  • Objetivo de cada processo e suas entradas e saídas
  • Profissionais envolvidos e os responsáveis pelo processo
  • Os recursos financeiros e materiais necessários
  • As metas definidas

Para fazer o mapeamento, é recomendado utilizar diversas estratégias. Algumas delas são entrevistas, questionários, reuniões, assim como fluxogramas, tabelas descritivas e outras opções que possam ajudar a coletar o máximo de informações acerca dos processos.

 

Padronização 

 

Quando um processo é aprovado e passa a integrar uma empresa, é recomendado que ele passe por uma padronização. Essa etapa é uma das 6 práticas mais importantes da gestão de processos, porque a partir da estruturação e formalização dos padrões de um processo será possível que ele seja executado repetidamente. 

Dessa forma, há menos chance dos processos sofrerem alterações indesejadas ao longo do percurso e também garante que toda a equipe esteja alinhada na forma de realizá-los. Assim, se houver mudanças no time responsável, por exemplo, é fácil de ensinar os novos integrantes como adotar as medidas adequadas.

Outras vantagens de fazer a padronização é para entender o processo de forma aprofundada, assim como melhorar os resultados da empresa. Afinal, se quando a padronização for feita identificarem etapas excessivas ou desnecessárias é recomendado rever o processo e possivelmente otimizá-lo para eliminar os gargalos.

 

Modelagem

 

Assim como as práticas anteriores, a modelagem de gestão de processos é outra forma de diagramar os processos e que pode ajudar a transformar ou a identificar a necessidade de automatizá-los. Para ficar mais claro, a modelagem deve ser construída de maneira lógica, ou seja, expondo como as tarefas são ou como deveriam ser realizadas. 

Preferencialmente a modelagem deve ser representada por meio de um diagrama e pode ser menos ou mais detalhada. É muito comum, por exemplo, que existam três níveis para a quantidade de informação: baixo, caracterizando-se pelo diagrama que só contém o fluxo do processo e as atividades relacionadas, médio, que conta com um mapa com fluxo e mais detalhes das etapas, e alto, no qual há o máximo de informação possível sobre os elementos.

 

Transformação

 

Uma das práticas mais importantes para a gestão de processos é exatamente a transformação, na qual é pensada e realizada as mudanças necessárias para tornar os processos mais eficientes. Há pelo menos três níveis de intensidade para essa etapa, que são:

 

Melhoria

 

A melhoria de processos é o nível mais brando, ou seja, nela são realizadas alterações pequenas, muitas vezes somente ajustes que podem otimizar mais o trabalho. Esse tipo de transformação é indicada para negócios que têm uma gestão de processos que funciona bem, mas que pode melhorar um pouco mais.

 

Redesenho

 

O redesenho já é uma transformação mais intensa e na maioria das vezes envolve diversas áreas de uma empresa. Isso acontece porque ele busca reestruturar um processo de ponta a ponta, incluindo todos os envolvidos.

Como se pode imaginar, é bem diferente da melhoria, uma vez que não procura fazer pequenos ajustes, mas sim repensar toda a estrutura. Além disso, ele foca no aprimoramento dos resultados da gestão de processos e não em tarefas específicas. Em outras palavras, o redesenho tem uma visão mais ampla de toda a cadeia de processos.

Aqui é importante pontuar a importância de ter visões micro e macro de processos. Enquanto o micro pode ajudar em ajustes pontuais, ele nem sempre é indicado, pois focar demais nos detalhes pode fazer com que o processo como um todo perca o rumo. Já o macro, apesar de não atender a alterações pequenas, é recomendado para certificar que as estratégias estão sendo seguidas de acordo com o plano.

 

Reengenharia

 

No terceiro nível de intensidade de transformação fica a reengenharia, que conta com um processo mais intenso de mudanças. Nela, a gestão de processos é pensada do zero e procura-se entender se o projeto está falhando, o motivo disso e como resolver. É muito comum que transformações profundas sejam feitas, uma vez que não raro é elaborado um processo totalmente novo.

 

Controle

 

O controle é outra prática relevante da gestão de processos. Ele baseia-se no acompanhamento da performance dos processos, medindo os resultados com base em métricas e adquirindo informações relevantes. Essa prática ajuda a entender se as estratégias estão respondendo positivamente às metas ou se é preciso realizar alterações.

É muito comum – e recomendado – a elaboração de um diagrama de performance, onde é possível fazer esse acompanhamento rapidamente. Com ele, a leitura do processo é realizada por meio das métricas, o que ajuda na visualização de onde ele está comparado ao que foi previamente planejado.

 

Conheça quais os tipos de gestão de processos

Gestão de processos é uma parte muito importante de uma empresa, mas antes de discutir como pô-la em prática, é preciso conhecer os principais tipos de metodologia que podem ser aplicadas a ela. Ao longo deste artigo, vamos falar dos quatro mais conhecidos: PDCA, Seis Sigma, Benchmarking e 5S. Confira os detalhes sobre cada um a seguir.

 

Ciclo PDCA

 

Em inglês, a sigla PDCA significa Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir). Cada um desses verbos faz menção a uma etapa da metodologia, que como o próprio nome já diz, funciona como um ciclo que se repete e sofre melhorias a cada vez que recomeça. Por ser muito intuitivo e rápido de aplicar, o Ciclo PDCA é uma boa opção para gestão de processos de qualquer tipo de empresa.

Entenda melhor como funciona o PDCA na prática:

 

Planejar

 

Aqui é o momento em que a equipe responsável pelo planejamento da gestão de processos atuará, por isso, é bom escolher profissionais experientes. Ao longo dessa primeira etapa, serão definidos os objetivos, as métricas, estratégias e responsáveis. É recomendado que haja um equilíbrio de quão detalhado esse planejamento é, uma vez que se for excessivo pode limitar as ações se for preciso mudá-las ao longo do trajeto e se for pouco deixará ele muito solto e sem rumo.

 

Fazer

 

Como o próprio nome diz, é o momento de executar o plano feito na fase anterior. No entanto, é preciso de muita atenção nessa etapa para coletar dados conforme a estratégia avança, assim como contar com profissionais treinados que não tenham problema em executar o que foi decidido. Afinal, se as instruções não forem seguidas como planejado, é possível que o processo se torne inválido. 

 

Checar

 

Com os dados coletados a partir da execução do planejamento, é importante analisar se até esse ponto a estratégia está caminhando para os objetivos definidos ou não. Se não estiverem, é preciso recomeçar o ciclo desde o começo, procurando entender o que não funcionou, assim como criar novas estratégias e talvez até objetivos.

 

Agir

 

Caso na fase anterior o resultado seja positivo, é hora de implementar oficialmente essa nova abordagem para a gestão de processos da empresa no geral. Para isso, é o momento de padronizar toda a estratégia e formalizá-la. No entanto, não se deve esquecer de rever esse processo de tempos em tempos e refazer todo o ciclo para se certificar que ele não está ficando obsoleto.

É interessante saber também que há uma variação do Ciclo PDCA simplificada que pode ajudar em casos de baixa complexidade. Ela é o FCA (Fato, Causa e Ação), solução indicada para encontrar o problema e a forma de resolvê-lo rapidamente.

 

Benchmarking

 

É muito possível que você já tenha ouvido falar em benchmarking, talvez até em outro contexto, mas essa prática também é muito utilizada para gestão de processos. Em poucas palavras, o benchmarking é baseado quase que totalmente na comparação, ou seja, é feita uma avaliação constante dos processos de empresas referências no mercado em contraposição ao negócio em questão.

Apesar de parecer muito simples, ela pode ser feita com vieses diferentes, por exemplo:

  • Internamente: comparando duas áreas de uma mesma empresa;
  • Competitivo: comparando duas empresas concorrentes;
  • Funcional: comparando com áreas parecidas de empresas de outra atuação;
  • Genérico: o foco é a opção com melhor resultado, independente de segmento ou área do negócio.

De qualquer forma que seja aplicado, o benchmarking é uma ótima opção para qualquer tipo de negócio, uma vez que pode trazer conhecimentos muito úteis. Afinal, nada mais é do que uma forma de tentar aprender novas estratégias de gestão de processos.

 

Seis Sigma

 

A metodologia Seis Sigma é uma das metodologias aplicadas à gestão de processos que por meio da melhoria constante foca em eliminar gargalos e empecilhos. Ela funciona com base no treinamento de profissionais e é mais indicado para quem precisa resolver problemas muito complexos, o que é o caso de médias e grandes empresas geralmente.

Essa metodologia também se baseia em um ciclo, no caso, o DMAIC. Similar ao PDCA, as etapas que fazem parte dele são: definir, medir, analisar, aperfeiçoar e controlar. Para aplicar o Seis Sigma na empresa, no entanto, é indicado que as equipes contem com certificação em diversos níveis de aprofundamento da metodologia, cada um indicado para um nível de trabalho dentro de um processo.

O White Belt é o mais básico e treina o profissional para o nível operacional, o Yellow Belt é para quem ocupa posições mais táticas, já o Green e o Black Belt são para colaboradores que trabalham diretamente com gestão de processos e assim por diante.

 

Método 5S

 

O método 5S é talvez o mais intenso dos citados, uma vez que ele não mexe só com treinamento dos profissionais, mas também com o ambiente de trabalho, tanto em termos de organização, como limpeza, entre outros. Tudo isso focado na diminuição ou eliminação completa de gargalos por meio da transformação do comportamento das equipes.

Para fazer isso, essa gestão de processos baseia-se em cinco palavras que, em japonês, começam com a letra “s”. Elas são:

 

Seiri: Classificar

 

É o momento em que todos os objetos e processos da empresa devem passar pela avaliação do quão útil todos eles realmente são e se é possível ficar sem. Assim, com menos entraves tanto a locomoção fica mais fácil como também a tomada de decisão é facilitada.

 

Seiton: Organizar

 

A organização vem logo depois que o que era desnecessário foi descartado. A partir daqui é preciso ter um ambiente organizado e funcional, assim como processos que estabeleçam uma lógica bem estruturada.

 

Seiso: Limpar

 

Uma rotina de limpeza também faz parte do 5S uma vez que um ambiente limpo ajuda na produtividade. Ela se faz necessária por todos os profissionais da empresa e é recomendado que ela integre a rotina de trabalho.

 

Seiketsu: Padronizar

 

Para que os três passos anteriores funcionem, é preciso a criação de um padrão, como rotinas de trabalho e de processos para que ele continue sem sair dos eixos.

 

Shitsuke: Manter

 

Por fim, faz-se necessário a manutenção de todos os passos constantemente como forma de integrar não só a gestão de processos como também a cultura da empresa.

 

5 Dicas essenciais para implantar a gestão de processos

A gestão de processos pode contar com várias metodologias diferentes, mas independente da escolhida no momento da sua implantação algumas dicas podem ser valiosas. É por isso que reunimos 5 dicas essenciais para implantar a gestão de pessoas, confira:

 

Entender o estágio da gestão de processos da sua empresa

 

Antes de tomar qualquer atitude em relação à gestão de processos da empresa, é importante que seja feito um diagnóstico da situação atual dela. Há casos de negócios que possuem processos muito obsoletos e cheios de gargalos, enquanto há outros que contam com uma estrutura boa mas poderiam investir mais em tecnologia para aprimorá-los ainda mais. No final, depende de cada caso e exatamente por isso é necessário entender a situação da empresa em questão, assim como suas necessidades.

 

Mapear como está a gestão de processos

 

Essa dica em parte está conectada com a anterior, mas é preciso ir mais a fundo. Aqui, o importante é destrinchar como os processos estão organizados. Para isso, é preciso criar uma cadeia de valor, que pode ser feito como um organograma, para mapear como os processos estão conectados. Nessa cadeia, é interessante estabelecer os responsáveis por cada tarefa, assim como as prioridades.

É interessante que esse mapeamento não se limite a processos maiores, mas abranja a empresa como um todo em diversos níveis diferentes. Assim, é possível ter uma boa noção de como a gestão de processos funciona. 

 

Ter uma boa estrutura

 

A gestão de processos é um dos pilares de qualquer negócio e, por isso, precisa contar com uma boa estrutura onde se apoiar. Isso significa que é importante que a área seja criada em cima de metodologias específicas que possam guiá-la, padrões de negócio, regras, entre outros. Todos esses fatores ajudam a fazer com que os profissionais envolvidos consigam aplicar a gestão corretamente, além de poder padronizar a forma com que ela é documentada.

 

Transformar os processos

 

Para implantar uma estratégia de gestão de processos é importante que sejam postas em prática formas de repensar e refazer a maneira que estava vigente até então. Ela não deve ser vista como um abandono das práticas utilizadas, mas uma maneira de evoluí-las de acordo com a fase atual da empresa.

Essa transformação dificilmente é feita só uma vez em uma empresa, pelo contrário: é indicado que de tempos em tempos a gestão de processos seja reavaliada e, se preciso, repensada de acordo com o cenário e as necessidades dela.

Para isso, é importante ter uma visão muito clara do processo atual e de como ele seria no futuro.

 

Gestão de processos atual

 

Aqui é quase igual ao mapeamento da gestão mencionada anteriormente, mas neste momento é preciso que o processo que sofrerá a transformação já esteja definido. Depois, é necessário reunir a equipe responsável por esse processo, assim como os líderes das áreas para que seja possível entender ao máximo a forma como ele é realizado. A partir dessa reunião é desejável que seja elaborada uma sequência de atividades condizente a como o trabalho é hoje. Nessa sequência é importante que contenha também o fluxo seguido, assim como os responsáveis por cada etapa.

Apesar de não ser o foco do momento, é interessante que o grupo ou pelo menos um responsável fique atento a ideias de melhorias que possam surgir ao longo da discussão, já que elas serão necessárias no próximo passo.

 

Gestão de processos do futuro

 

Uma vez que o cenário atual esteja mapeado, é hora de estudá-lo atentamente para descobrir gargalos e formas de eliminá-los. Vale lembrar que se houveram ideias que surgiram durante o mapeamento do processo, agora é o momento de trazer para a discussão junto com as outras que possam surgir. 

As melhorias que devem ser propostas podem ser tanto de curto prazo como de longo, mas é importante que elas tenham um objetivo claro e definido. Caso contrário, poderão não convergir para o mesmo caminho, resultando em uma estratégia disfuncional.

Além disso, é recomendado mesclar mudanças de curto prazo com as de longo, uma vez que as mais rápidas são capazes de gerar retornos antes mesmo da transformação ser finalizada.

Depois de planejar a gestão de processos do futuro, uma boa dica é ter certeza que todos os processos que sofreram alterações estão padronizados e bem documentados. Apesar de poder parecer dispensável, essas atitudes são essenciais para a manutenção dos processos. Afinal, se novos profissionais entrarem nos times ou houver mudanças em processos adjacentes haverá um guia de como ele deve ser aplicado.

 

Analisar e monitorar resultados

 

Outra dica indispensável que deve ser aplicada independente da metodologia escolhida para a gestão de processos é o monitoramento e análise de resultados. Essa etapa deve ser realizada simultaneamente à implantação da estratégia adotada exatamente para servir como termômetro de se ela está ou não funcionando.

Para isso, é preciso definir métricas e metas que ajudem a acompanhar essa evolução. No caso, as métricas são os indicadores que medirão o desempenho. Um exemplo delas é o retorno sobre investimento, ou seja, quanto de dinheiro é gerado em relação ao quanto é investido.

Já as metas são o ponto de chegada, para onde o desempenho desses processos deve evoluir. O ideal é que elas sejam específicas, como, por exemplo, gerar 20% a mais de retorno sobre investimento em três meses. Dessa forma, é possível ter uma noção de quão perto ou longe o desempenho de um indicador está em relação a ela.

A partir das métricas e das metas, as análises da gestão de processos podem ser realizadas. Afinal, se os números pré-determinados não estão sendo alcançados, qual seria o motivo? É aqui que deve entrar a comparação dos dados obtidos, assim como uma avaliação de como a estratégia foi executada e se há algum caminho alternativo que pode ser mais promissor.

Por sinal, é bom mencionar que mesmo as métricas que não estão diretamente ligadas ou mencionadas nas metas devem ser analisadas. Elas podem revelar informações relevantes para o processo e possivelmente apontar um caminho que ainda não havia sido cogitado.

 

Cuidado! O que evitar em uma gestão de processos

A gestão de processos de fato é uma das práticas mais importantes de uma empresa, no entanto, não é difícil cometer erros que podem comprometê-la e prejudicar a sua performance. Para evitar esse cenário, confira o que evitar ao fazer uma gestão de processos no seu negócio:

 

Não ter tecnologia ao fazer gestão de processos

 

Na gestão de processos, um dos principais objetivos é otimizar as atividades e eliminar os gargalos. No entanto, não é incomum que na busca por melhorias não seja levado em consideração soluções tecnológicas, como aplicativos e ferramentas disponíveis no mercado, que podem solucionar esses problemas rapidamente.

Uma das grandes vantagens na adoção de tecnologia na gestão de processos é a automação, mecanismo que pode realizar tarefas repetitivas automaticamente. É o caso do chatbot, por exemplo, que automatiza o atendimento básico e além de aumentar a velocidade dessa atividade também libera o profissional da área para tarefas mais complexas.

 

Não ter estratégia ao usar tecnologia

 

Ao mesmo tempo, para usar a tecnologia na gestão de processos também é preciso tomar cuidado quanto à estratégia, ou melhor, à falta dela. Para explicar melhor, o que acontece é que há muitas empresas que acabam focando exclusivamente na contratação de alguma solução tecnológica e esquecendo que ela deve resolver algum problema.

Por isso, é importante que antes que um negócio saia correndo atrás das últimas ferramentas lançadas no mercado, ele faça uma avaliação interna para entender o que realmente precisa. Afinal, é possível que um processo já esteja gerando resultados bons e sem gargalo, o que dispensaria contratar outro serviço possivelmente mais caro.

 

Não dar continuidade à gestão de processos

 

A gestão de processos é um dos pilares de um negócio e, por isso, deve ser algo praticado constantemente. É por isso que um planejamento para processos não deve ser encarado como algo com um começo, meio e fim, caso contrário, as melhorias serão muito pontuais e só servirão para aquele momento. Vale lembrar que o mercado está em constante mudança e a gestão de processos ajuda a empresa a acompanhá-lo sem ficar para trás.

Dessa forma, para evitar que a gestão de processos chegue a um fim, é interessante realizar uma padronização dos processos e adicioná-los ao cotidiano de trabalho de todas as equipes. Fazendo isso, há mais chances das tarefas referentes a eles tornarem-se parte do trabalho e, assim, serem uma atitude automática para os envolvidos.

 

Não priorizar os processos

 

Quando falamos de gestão de processos, sem dúvida nos referimos aos inúmeros afazeres que ocorrem dentro de uma empresa. O problema é que um dos erros mais comuns da prática é querer resolver todos de uma vez, o que pode gerar um gasto elevado em um curto período de tempo e também frustração da equipe por ter que lidar com muitas mudanças de uma vez.

Para mapear cada um deles e fazer um planejamento para melhorias é preciso entender quais as áreas mais prejudicadas da empresa e quais devem ser analisadas antes. Uma forma de ajudar nessa escolha é entender qual o impacto de cada processo para a empresa e os possíveis resultados que as mudanças teriam em um curto e longo prazo. A partir de então, é recomendado fazer uma lista do que é  mais importante para menos importante e colocar em prática um de cada vez.

Isso também vale para as melhorias mapeadas para cada processo, afinal, cada uma deve ser feita e testada de cada vez e não todas ao mesmo tempo. Assim, fica mais fácil de entender o que funcionou e o que não funcionou, por exemplo.

 

Não envolver todos os profissionais responsáveis

 

Gestão de processos é uma prática que naturalmente envolve times diferentes, uma vez que os processos de uma empresa permeiam áreas diversas ao invés de se limitar a apenas uma. Portanto, não é surpresa que ela exige uma cooperação e um trabalho de equipe muito forte e, para isso, é preciso que todos os responsáveis estejam envolvidos.

Apesar disso parecer claro, é muito comum que na realização de uma gestão de processos profissionais chave sejam deixados de fora, o que automaticamente prejudica a prática do processo. Aqui é importante ficar atento para incluir todos que de alguma forma estão envolvidos nas tarefas, desde os mais júniors até as lideranças. Afinal, se quem está em contato com o processo constantemente não souber os detalhes sobre ele, a implantação dele provavelmente será um fracasso.

 

Falta de entrosamento entre as equipes

 

Outro erro frequente na gestão de processos é não dar a devida atenção ao entrosamento entre as equipes responsáveis por um processo. Se isso acontecer, problemas como desinformação e competitividade poderão afetar diretamente os resultados da empresa – e não será algo positivo.

Por isso, é bom que os profissionais trabalhem bem em grupo e foquem no objetivo que têm em comum. Para fazer isso, é importante que o espírito de equipe seja cultivado com ações como promover reuniões para avaliar o processo com todos os envolvidos. Nela é possível pensar em dinâmicas que incentivam todos a pensarem em soluções ou estratégias que possam acrescentar positivamente ao processo. Aqui é bom incentivar que os profissionais deem sugestões para toda a cadeia produtiva e não se restrinjam somente às suas tarefas. Assim, ainda é possível conseguir ideias inovadoras!

 

Não alinhar com as estratégias do negócio

 

Apesar de ser muito relevante para uma empresa, a gestão de processos é mais uma ferramenta para ajudá-la a alcançar seus objetivos do que uma prática que a guiará. Dessa forma, primeiro é imprescindível que o negócio tenha objetivos e metas gerais claros, o que ajudará no planejamento das tarefas. Segundo, para certificar-se que os processos estão indo de acordo com as estratégias da empresa, é recomendado que sejam definidos indicadores alinhados com elas.

Além disso, deve-se lembrar de sempre ficar atento aos dados gerados, assim como se eles estão de acordo com as metas estabelecidas ou se apontam um caminho diferente – que possa precisar de ajustes.

 

Gestão de processos: o fio condutor de todo negócio

Como vimos, a gestão de processos conta com muitas formas de aplicação e boas práticas e não é para menos. É preciso organização para manter um negócio funcionando, mas mais ainda para ter uma empresa competitiva no mercado e à frente de concorrentes. Por isso, a gestão de processos é indispensável para qualquer negócio que queira ser bem sucedido. 

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