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Saiba o que é burocracia em uma empresa e como simplificá-la

Burocracia pode ser uma faca de dois gumes: ao mesmo tempo que mantém processos em ordem, pode acabar criando inúmeros obstáculos para sua realização. Isso não é diferente no mundo do empreendedorismo, que comumente sofre com essas questões, especialmente se falarmos do cenário brasileiro. Por isso, confira a seguir tudo sobre o que exatamente é burocracia, como funciona no Brasil, seus impactos e como combatê-la.

O que é burocracia e como ela afeta o empreendedorismo no Brasil?

Hoje, quando falamos de burocracia, já surge uma ideia de algo lento e sem eficiência, mas nem sempre foi assim. O termo burocracia vem de uma mistura do francês e do grego (bureau + kráto) e na sua origem não tem uma conotação negativa, pelo contrário, ela fazia menção a um conjunto de regras objetivas que devem ser cumpridas para resultar em um trabalho eficiente. Acontece que o excesso dessas regras pode causar problemas e demora para a realização de processos, perdendo o seu caráter eficiente e se tornando um empecilho. Em outras palavras, o excesso dessa burocracia é o que conhecemos como burocracia hoje.

Dessa forma, a burocracia é geralmente associada a processos que tenham muitas etapas, regras ou obrigações para serem concluídos. Isso faz com que ela possa se encaixar em qualquer área ou situação. Por exemplo: abrir uma empresa exige inúmeros processos, o que faz com que seja algo burocrático, assim como abrir a conta em um banco, entre outros.

No caso do Brasil, empreender é considerado um desafio em particular não só pelas dificuldades recorrentes da jornada, como concorrência, público-alvo e gestão financeira, por exemplo. Além dos obstáculos que toda empresa passa, aqui ainda é preciso colocar na balança todos os entraves burocráticos para abrir, manter e fechar um negócio. 

Entenda qual é o panorama da burocracia no empreendedorismo brasileiro

Segundo um estudo realizado pelos pesquisadores Cavalcante, Magalhães e Tavares, em 2008, se a burocracia fosse reduzida à metade no Brasil, a renda per capita poderia ser até 25% maior no longo prazo. É importante notar que a falta de produtividade do país está ligada de três formas diferentes a empresas, segundo a Endeavor. A primeira delas é na abertura de um novo negócio.

No Brasil, a burocracia para abrir uma empresa é famosa pelo processo extenso e demorado, exigindo inúmeros documentos que precisam ser aprovados por diversos órgãos diferentes. Para se ter noção é possível levar mais de seis meses para finalizar o processo de abertura de uma empresa no país, enquanto que nos EUA, por exemplo, é possível fazer tudo online e ter acesso ao CNPJ em até uma hora após a solicitação.

Além disso, em todos os processos exigidos para a abertura de uma empresa no Brasil é preciso investir para a emissão de documentos, declarações de reconhecimento de firma e muito mais, o que já faz com que a empresa nasça com prejuízo. Não é à toa que essas diversas etapas são vistas como um dos grandes empecilhos para o desenvolvimento do empreendedorismo no país. 

A segunda forma pela qual a burocracia mais se manifesta por meio das empresas é exatamente na operação dela. São tantos documentos, certificados e impostos para cuidar na manutenção de um negócio que os empreendedores gastam em média 2 mil horas por ano nesses processos, segundo o Banco Mundial. Além de um tempo excessivo para cuidar de papelada e regulamentação da empresa, isso afeta diretamente o desempenho da empresa.

Todas essas 2 mil horas são tempo que o empreendedor deixou de focar em estudar o mercado do negócio, de pensar em como inovar, de gerir o seu funcionamento na prática. Em outras palavras, quanto mais ele se dedicar à burocracia da empresa, mais chances ela terá de ficar para trás e perder mercado. Mas esse não é o único problema.

As informações sobre controle tributário e toda a regulamentação envolvida é escassa e de difícil acesso, o que torna todo o processo mais penoso e demorado. Como resultado, apesar da dedicação dos empreendedores nessa burocracia, mais de 39% de todas as empresas brasileiras tem pelo menos uma pendência de pagamento de tributos federais ou no próprio cumprimento das exigências, segundo uma pesquisa realizada pela Neoway.

A situação é tão complicada que mesmo quem é contratado para ajudar nesses problemas também passam pelo mesmo. Segundo o IBRACEM, 80% dos escritórios que atuam na área do Direito e 88% dos focados em contabilidade, exatamente os profissionais que prestam serviços para lidar com burocracias, têm pendências com a prefeitura ou irregularidades.

A terceira forma da burocracia se manifestar nas empresas é exatamente no fechamento delas. Igualmente ou talvez até pior do que na hora de abrir um negócio, esse processo conta com muitas etapas para ser concluído de forma certa e sem pendências.

Para se ter uma noção, segundo a Neoway, mais de 3 milhões de CNPJs estão ativos na Receita Federal, apesar da baixa probabilidade de ainda estarem atuando no mercado. Esse número engloba os micro, pequenos e médios empreendimentos, que por algum motivo, muito provavelmente alguma pendência na Receita Federal ou outro órgão ou etapa, não conseguiram chegar ao fim do processo.

Apesar de poder aparentar não ter grandes problemas em deixar a empresa sem fechar, isso na verdade é um engano. Todos os negócios que não fecharam formalmente acabam gerando um custo de ineficiência para a economia, ou seja: as pendências acabam se tornando recursos paralisados e os próprios negócios poderiam significar outros empreendimentos que estivessem de fato agregando ao mercado. A morte e nascimento de empresas são igualmente importantes para movimentar a economia, provocando inovação e aumentando a produtividade do país.

Independente da forma que a burocracia se manifesta, uma coisa é clara: é preciso ter um maior incentivo do governo para ajudar no ciclo de vida das empresas. Isso significa que todos os entraves mencionados ao longo deste artigo precisariam ser simplificados ou até eliminados completamente. Assim, toda a jornada do empreendedor, que já conta por si só com inúmeros obstáculos, seria mais simples e muito provavelmente mais adotada por quem pensa em ter o próprio negócio um dia.

Quais os principais tipos de burocracia que uma empresa enfrenta no Brasil?

Burocracia geralmente faz menção a todo conjunto de processos que apresentam muitas etapas e, por causa disso, são muito lentos e ineficientes. Quando falamos de uma empresa, as burocracias podem ser várias: desde processos internos entre as áreas que não estão muito otimizados até a parte regulatória, de abertura, manutenção e fechamento da empresa. Como os processos internos podem variar, vamos falar aqui sobre os principais tipos de burocracia de um negócio, os regulatórios. Confira abaixo quais são eles:

Burocracia para abrir uma empresa

Para abrir uma empresa, é preciso completar diversas etapas até estar tudo nos conformes. As principais etapas para isso são:

Disponibilidade do nome na Junta Comercial

O nome geralmente é uma das primeiras decisões tomadas acerca do negócio, mas não adianta já encomendar embalagens e divulgar nas redes sociais… Antes de tudo é importante ver se ele está disponível na Junta Comercial ou Cartório de Pessoas Jurídicas. Isso pode ser feito na própria internet, no site do estado onde a empresa será aberta.

Contrato Social, NIRE e CNPJ

Aqui começa a parte mais burocrática. Depois de definido o nome, é preciso elaborar o contrato social, documento que descreve a participação de capital do empreendedor e seus sócios, se houver, assim como o regime tributário e as atividades do negócio.

Em seguida, é hora de entregar o contrato social e preencher mais alguns documentos na Junta Comercial e na Receita Federal. Esse registro deverá conter a assinatura de todos os sócios com firma reconhecida e com os documentos pessoais de cada um para também tirar o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresas).

Com o NIRE, é possível registrá-la como contribuinte na Receita Federal e, assim, obter o CNPJ, o que pode ser feito na internet. É durante toda essa etapa que a empresa passa a existir oficialmente, mas ainda há um bom caminho para começar as operações.

Inscrição Municipal e Estadual

Dependendo do tipo de empresa e atividade, a emissão da inscrição municipal e estadual pode variar. Por exemplo, se a empresa comercializa produtos, precisa fazer a inscrição estadual para recolher o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), mas depende de cada caso.

Alvará de Funcionamento e Licenças

Outra etapa que deve ser realizada antes da empresa começar as atividades é ter o alvará de funcionamento, que é disponibilizado na prefeitura da cidade onde a empresa foi aberta. Ele serve para a prefeitura verificar se não há problemas do negócio exercer as atividades no local informado. 

Já as licenças são específicas e vão variar de acordo com o tipo de estabelecimento. Por exemplo: se a empresa é do setor de alimentos, ela precisará de licença sanitária e por aí vai. Elas garantem que os estabelecimentos dos negócios terão o que é necessário para o funcionamento adequado.

Manutenção da empresa e os principais tipos de burocracia

Para a manutenção de uma empresa, é preciso atentar-se a diversos documentos e processos específicos. 

Escrituração Tributária, Obrigações Acessórias e Certidões Negativas de Débitos

A Escrituração Tributária é nada mais do que o registro das movimentações financeiras da empresa, assim como demonstrativos e livros fiscais. Já as Obrigações Acessórias são a forma de manter o negócio funcionando de forma legal, em outras palavras, renovando ou emitindo documentos como Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS); Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS); Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF) e Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF), por exemplo. Por sua vez, as Certidões Negativas de Débitos são formas de comprovar que a empresa não tem dívidas, o que pode ser necessário para sua empresa ser aceita como fornecedora, ou para solicitar um empréstimo.

Assessoria Trabalhista

Outra burocracia comum nas empresas é ter que atender obrigações trabalhistas para poder apurar ou emitir contracheques, calcular o pró-labore dos sócios, processar folhas de pagamento, entre outros. A principal importância da Assessoria Trabalhista é de evitar qualquer problema judicial no futuro.

Encerramento de um empresa

O encerramento de um negócio já foi trauma para muita gente tamanha a burocracia que era para conseguir concluir o processo. Hoje, as coisas melhoraram um pouco e a tendência é que fique cada vez mais simples. Confira algumas das etapas desse processo:

Distrato social

Antes de tudo é necessário que os sócios da empresa assinem um documento declarando o fim do negócio, formalizando o Distrato Social. Nele, é preciso que seja explicado o porquê desse acontecimento e como será a divisão dos bens da empresa. Se a empresa não tem sócios e contar somente com um empreendedor não é preciso passar por essa etapa.

Débitos previdenciários e FGTS

Aqui é preciso emitir a Certidão Negativa de Débito, que como já mencionado que comprova que a empresa não possui dívidas. Se nesse momento alguma pendência surgir, a Receita Federal deve ser acionada e a partir do agendamento do atendimento, procurar uma solução para ele. O outro documento que deve ser emitido é o Certificado de Regularidade do FGTS, que deve ser solicitado na Caixa Federal.

Baixa na prefeitura e no estado

Dependendo de cada município os documentos necessários para solicitar a baixa podem mudar, então é preciso entrar em contato com a Secretaria de Finanças de cada um para entender quais seriam eles. Tanto no momento de baixa na prefeitura quanto do estado é importante verificar se não ficou nenhuma pendência.

Outro passo é emitir a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União.

Junta Comercial e CNPJ

Chegando ao fim, é preciso ir até a Junta Comercial para pedir o arquivamento de atos de extinção, o que exige a apresentação de diversos documentos que provem o fim da empresa e a ausência de dívidas.

O último passo é a baixa no CNPJ, que pode ser feito pelo site da Receita Federal: basta baixar o programa focado no CNPJ, solicitar o cancelamento e também a emissão do Documento Básico de Entrada, que deve ser assinado com firma reconhecida. Somente depois de todos esses passos a empresa pode esperar a liberação e finalmente ser oficializada como encerrada.

Quais os impactos negativos da burocracia em uma empresa

Apesar da burocracia ter nascido como uma forma de criar processos eficientes, o excesso dela pode causar grandes prejuízos para uma empresa. Desde perda de velocidade até excesso de gastos, é preciso ficar atento para não cair nessa situação e correr o risco do negócio ficar para trás. O primeiro passo para isso, portanto, é entender quais são os impactos da burocracia em uma empresa. Confira quais são os principais abaixo:

Desperdício de tempo

Um dos problemas mais perceptíveis de uma empresa com muitas burocracias é o tempo gasto com essas atividades. Para se ter uma noção, segundo uma pesquisa realizada pelo Banco Mundial, o Brasil é o país onde se gasta mais tempo para lidar com a burocracia tributária. As empresas dedicam, em média, 1.958 horas por ano para conseguir cumprir todas as regras e protocolos.

Aqui é importante levar em consideração todos os profissionais dedicados a essas tarefas. Afinal, independente da área de atuação, é provável que eles estejam gastando uma boa parte da jornada de trabalho em processos longos e repetitivos. Se houvesse menos burocracia e menos tempo gasto com isso, esses colaboradores poderiam aplicar mais do próprio conhecimento em atividades mais estratégicas para o negócio, por exemplo, o que pode trazer inúmeras vantagens.

Essa questão, além de ser um problema por si só, também traz consequências para a empresa, sendo um dos maiores dele o prejuízo financeiro.

Prejuízo financeiro

O excesso de burocracia tem outro grande impacto para uma empresa: o financeiro. No Brasil, é estimado que cerca de 1,5% do faturamento anual de uma empresa no Brasil é dedicado à estrutura de tecnologia e recursos humanos para lidar com toda a burocracia, segundo uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). Pondo em valores, isso gera um gasto de R$ 60 bilhões dedicados a calcular e pagar impostos.

Mas não é só no Brasil que esse problema existe. Nos EUA, por exemplo, uma pesquisa liderada pela organização Management Lab descobriu que cerca de US$ 3 trilhões são perdidos em processos burocráticos. Além disso, somando os 32 países da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OECD) – o Brasil não faz parte – esse valor chega a US$ 9 trilhões.

Não é nem preciso dizer que todo esse capital é essencial para os negócios, que muitas vezes operam com uma margem justíssima de lucro e ficam na corda bamba quando o assunto é fluxo de caixa. Dessa forma, encontrar formas de economizar no dinheiro gasto com burocracias pode fazer com que seja possível investir em outras melhorias na empresa e ajudar no caixa.

Perda de eficiência

O tempo gasto com burocracias pode chegar a 135 dias por ano em uma empresa, segundo um estudo encomendado pela multinacional Sage à consultoria Plum. Ele também afirma que as atividades que mais gastam esse tempo são as de contabilidade, com 21%, emissão de notas fiscais, com 15%, e recursos humanos, com 12%.

Aqui é preciso entender que esse tempo impacta diretamente na efetividade da empresa. Isso acontece porque a burocracia geralmente está presente em vários processos, senão todos, de um negócio. Dessa forma, se uma área elaborou uma estratégia inovadora ou criou um produto novo, até obter a aprovação para por em prática poderá levar muito tempo. Afinal, terá que passar por inúmeros setores que analisarão o pedido e provavelmente pedirão para que algumas modificações sejam feitas, como por exemplo enxugar o orçamento.

Aumento da desmotivação

A perda de eficiência não é só consequência, mas também é causa de outro problema: a desmotivação dos colaboradores. Como citado acima, em uma empresa burocrática é muito comum um cenário em que para qualquer sugestão de mudança ocorra um processo longo e lento e muitas vezes infrutífero, não dando em nenhum tipo de resultado.

Essa situação é muito frustrante para as equipes do negócio, que ao invés de se sentirem estimuladas a pensarem fora da caixa e trazer inovações para dentro, podem se conformar com a lentidão e falta de possibilidades. Como resultado, os colaboradores ficam desmotivados e em pouco tempo podem, além de limitar a um trabalho mediano, focar em procurar oportunidades em outros lugares.

Falta de inovação e competitividade

A falta de inovação está ligada à lentidão dos processos e desincentivo dos profissionais. A burocracia envolvida para aprovação de cada novo projeto muitas vezes matam qualquer chance de inovação dentro de uma empresa. Afinal, a empresa pode até ser favorável às novidades, mas a demora para se ter uma resposta pode ser o suficiente para uma inovação se tornar obsoleta. O que acontece aqui não é só uma empresa que não consegue inovar, mas que também não consegue se manter competitiva.

O mercado está cada vez mais acirrado e acelerado, com mudanças constantes na fórmula do sucesso. Isso reflete diretamente na necessidade dos negócios ficarem de olho em tendências e serem rápidos o suficiente para acompanhá-las. O problema aqui é: se uma empresa é extremamente burocrática, dificilmente ela conseguirá fazer isso, pois enquanto o seu processo de aprovação está em andamento, outros concorrentes já até colocaram em prática. O resultado é um negócio que perde cada vez mais espaço no mercado, podendo inclusive falir por não conseguir acompanhar as novidades.

Abertura à corrupção

Outro impacto negativo de muita burocracia em um negócio é a abertura de espaço para corrupção. Segundo uma pesquisa realizada pela Amcham Brasil, câmara de comércio Brasil e EUA, o excesso de impostos e processos complexos são os principais fatores para ocorrerem crimes éticos e financeiros. Isso não deveria vir exatamente como uma surpresa, uma vez que onde há caminhos longos para serem percorridos, há também formas de tentar encurtá-los ou de pegar algum atalho.

No caso, troca de favores ou até suborno podem ser algumas das formas mais frequentes de tentar burlar a burocracia. Apesar dessas estratégias serem muito conhecidas, elas não necessariamente são fáceis de identificar, uma vez que o excesso de processos é o ambiente perfeito para esconder possíveis crimes éticos e financeiros.

O que fazer para combater o excesso de burocracia: tudo o que você precisa saber

O excesso de burocracia pode trazer inúmeros impactos negativos para uma empresa, tornando-a mais lenta, menos competitiva e com um time de colaboradores desmotivado. Ao mesmo tempo, encontrar formas de evitar esse cenário e ao mesmo tempo manter a organização do negócio pode ser desafiador. É exatamente para ajudar nisso que reunimos aqui seis formas de combater a burocracia em uma empresa. Confira:

Menos aprovações, mais autonomia 

É imprescindível uma empresa contar com ordem e profissionais mais experientes que supervisionem o trabalho de outros. Ao mesmo tempo, é importante entender o limite desse controle. Afinal se para cada decisão de um colaborador for necessário pedir aprovação para diversos líderes de áreas diferentes, a autonomia dele é inexistente, assim como a velocidade e o potencial inovador do negócio. Em outras palavras, dar um certo nível de independência para o time é ingrediente essencial para combater a burocracia.

Dar autonomia para os colaboradores pode soar como algo perigoso e, de fato, precisa de cautela. Mas é possível fazer isso de forma equilibrada e sem perder o controle sobre a equipe. É preciso considerar o quão capacitado e confiável é cada colaborador, ou seja, se ele faz entregas respeitando os prazos estabelecidos sem precisar de supervisão, se a qualidade do trabalho é boa, se ele toma boas decisões, entre outros. Para desenvolver a autonomia em um time ou fortalecê-la, é indicado investir em treinamentos que abordem temas como tomada de decisão, responsabilidade e como medir o próprio desempenho.

Prazos e otimização do tempo

Não há nada mais frustrante do que precisar da aprovação para um projeto e demorar muito para receber a resposta ou pior: nunca recebê-la. Isso acontece muitas vezes por uma desorganização interna dos colaboradores e do time no geral. Uma forma de acabar com esse tipo de situação é estabelecer prazos para cada etapa de um processo, assim ele não dura mais do que deveria e também não corre o risco de ser perdido entre outras prioridades. Aqui, no entanto, é preciso frisar que esses prazos devem ser realistas tanto para não levar tempo demais como para não atrapalhar o planejamento de uma entrega, por exemplo.

Ao mesmo tempo em que a otimização do tempo dos processos deve ser levada em consideração, também é importante que cada colaborador também administre melhor o seu dia a dia. Estabelecer prioridades e blocos do dia para cada tipo de atividade são ótimas formas de aumentar a própria eficiência e não correr o risco de esquecer de algum processo que precisa da sua aprovação.

Eliminação de gargalos

É muito comum que com o passar do tempo os processos acumulem alguns gargalos. Isso quer dizer que a lentidão da burocracia pode ficar ainda pior devido a atividades que não estão sendo eficientes por algum motivo, que pode ser por programas de computador que não são mais adequados, profissionais que demoram excessivamente para completas das tarefas, entre outros. Para entender se o seu negócio está passando por essa situação, é recomendado levantar algumas perguntas como:

  • Quanto tempo esse processo deveria demorar?
  • Quantos colaboradores precisam estar envolvidos?
  • A produtividade está pior ou melhor que antes?

Ao responder essas questões, o que pode ser feito junto com as lideranças de cada área, ficará mais claro quais os gargalos existentes em cada processo, assim como as ações necessárias para eliminá-los. Por sinal, não se pode esquecer que essa análise deve ser feita em todas as áreas da empresa e se possível levando em consideração cada atividade.

Reuniões eficientes

Após uma reunião, já chegou a pensar que ela poderia ter sido um e-mail? Algo rápido para comunicar todos os interessados e pronto. Pois é, um dos potencializadores da burocracia são exatamente as inúmeras reuniões que não precisariam existir, tanto por tratarem de assuntos que um simples e-mail resolveria, como por acabarem sendo improdutivas. O resultado é um desperdício constante de tempo e de dinheiro do negócio que pode ser solucionado de forma simples. 

Algumas boas práticas para ter reuniões eficientes e diminuir a burocracia é marcar reuniões que respeitem um período de tempo, com hora para acabar. Já encaminhar para todos os participantes os assuntos que serão abordados, assim como chamar apenas os que têm um papel importante nesse tema ou decisão. Por fim, coordenar a reunião de forma objetiva, sempre direcionando a discussão para os tópicos principais.

Redução do papel…

Documentos físicos, seja eles formulários, contratos ou holerites podem ser uma verdadeira dor de cabeça para um negócio. Além de muitas vezes ocuparem muito espaço físico, eles também podem ser muito mais difíceis de organizar e de achar. Por sinal, na perda de qualquer papel o tempo da burocracia pode multiplicar, causando um grande transtorno.

Uma boa opção é procurar ter a menor quantidade de papel possível, digitalizando a maioria dos documentos e organizando-os em nuvens online, para também evitar perdê-los.

… Aumento da tecnologia

Muito relacionada ao item anterior, a adoção de soluções tecnológicas pode ser um grande aliado no combate ao excesso de burocracia. Hoje há no mercado inúmeros programas focados em ajudar na organização de processos e de documentos de um negócio, como gerenciadores de atividades, gestão de documentos online, aplicativos de gestão financeira, fluxo de caixa, entre outros.

Com essas soluções é possível otimizar o tempo das equipes e aumentar a eficiência dos processos, assim como muitas vezes também resulta na redução de custos. Além dessas vantagens, muitos desses aplicativos geram dados e análises sobre o negócio, o que pode acrescentar (e muito) às lideranças. Por exemplo, alguns podem indicar o tempo médio gasto para fazer uma determinada atividade, assim como avisar que o vencimento de algum documento está chegando, entre outros.

Outro ponto positivo desse tipo de ferramenta é que ela também ajuda na autonomia dos colaboradores, uma vez que unificando as atividades em um só lugar fica mais fácil de comprovar as atividades que estão sendo feitas, assim como, do lado do gestor, acompanhar cada uma e com o tempo se sentir mais confortável de dar cada vez mais independência para o time.

Por que é preciso contratar um contador para a sua empresa para lidar com a burocracia?

Uma pesquisa realizada pela consultoria Plum por encomenda da multinacional Sage revelou que além do tempo gasto com burocracia em uma empresa poder chegar ao equivalente a 135 dias por ano, a maioria dele é direcionado para organizar a contabilidade e emissão de notas fiscais. Isso sem mencionar que segundo uma pesquisa realizada pelo Banco Mundial, o Brasil é o país onde se gasta mais tempo para lidar com burocracia tributária.

Dessa forma, são inúmeros os processos que devem ser realizados ao administrar uma empresa e, apesar de ser muito comum que no começo de um negócio o empreendedor faça tudo sozinho, chega um momento em que é preciso buscar ajuda. No caso, quando o assunto é burocracia, unir a contratação de um aplicativo de gestão ao trabalho de um contador é a melhor pedida, já que mantém tudo organizado e de fácil acesso e também há alguém para gerenciar tudo. É por isso que é essencial entender qual a importância do contador para uma empresa.

Importância do contador para lidar com a burocracia da empresa

Como mencionado, quando o negócio é pequeno, é comum uma pessoa ficar responsável por tudo. No entanto, conforme ele vai crescendo, tanto pelo aumento da equipe como por uma maior demanda de clientes e produtos, é cada vez mais difícil manter controle de tudo. Afinal, ao mesmo tempo em que é necessário fazer a gestão do negócio e das pessoas, também é preciso cuidar de todas as questões tributárias da empresa, como pagamentos, documentos fiscais, entre outros.

É nesse momento que a presença de um contador se torna indispensável para lidar com a burocracia. Para se ter noção, algumas das responsabilidades do profissional incluem: preencher e arquivar documentos legais da empresa, cuidar para que ela esteja de acordo com a legislação tributária e fiscal, cuidar da folha do pagamento para que os colaboradores tenham salários pagos corretamente.

Em outras palavras, com um contador é possível que o empreendedor consiga focar em expandir e manter o negócio competitivo. Além disso, esse profissional também é uma ótima fonte de consultas sobre questões tributárias e legislativas que envolvem a manutenção e desenvolvimento do negócio.

As principais funções de um contador

O contador é um profissional que lida diretamente com diversos burocracias de um negócio, portanto, não é uma surpresa que suas funções possam ser distribuídas em três momentos principais: abertura de uma empresa, manutenção dela e encerramento. Entenda melhor abaixo:

Abertura de um negócio

Abrir uma empresa é uma atividade desafiadora para qualquer empreendedor, ainda mais se ele for brasileiro. Isso acontece porque no Brasil são diversas as burocracias exigidas para por o negócio em pé. Por isso, contar com o trabalho de um contador já nesse momento pode fazer bastante diferença para o empreendedor.

Para se ter uma noção, no momento de abrir uma empresa é preciso antes de tudo entender quais as legislações municipais, estaduais e federais em que ela se enquadra. Caso contrário, correrá o risco de ser cobrado por algum erro mais adiante. Além de poder ajudar nisso, um contador também ajuda a definir a Classificação Nacional de Atividades Econômicas, escolher a natureza jurídica, o tipo de sociedade, o regime tributário e as alíquotas de imposto. 

Depois da abertura do negócio, o contador fica responsável pela burocracia ligada à manutenção.

Manutenção do negócio e suas burocracias 

Abrir um negócio nos conformes é começar a empreender com o pé direito. No entanto, as burocracias tendem a aumentar com o crescimento do empreendimento, sendo ainda mais essencial um profissional para cuidar de tudo e se certificar que a empresa está regular.

Uma das funções mais básicas e recorrentes da contabilidade é certificar que as movimentações financeiras, assim como o controle dos demonstrativos e livros fiscais estão todos atualizados, o que varia para cada tipo de empresa. Em termos de fiscalização, é possível que o contador emita as guias de impostos necessárias para deixá-lo nos conformes.

Falando em deixar a empresa nos conformes, verificar se ela está dentro da legalidade é uma das atividades do contador. Dessa forma, ir atrás de documentos como Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS); Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF); Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF), entre outros, e preenchê-los faz parte do pacote. Outra vantagem do contador é que ele saberá dizer em quais dessas declarações o negócio se encaixa.

Por fim, o contador pode ajudar muito com o tributação e a gestão financeira. Dependendo da situação, ele pode concordar em calcular quais impostos são possíveis reduzir, por exemplo, ou ser consultado sobre informações que ajudem no planejamento financeiro do negócio. Por exemplo, se o negócio planeja escalar, um contador pode ajudá-lo a prever se nesse crescimento novas tributações precisarão ser consideradas.

Encerramento do negócio

Infelizmente, pode ser necessário fechar o negócio e, caso chegue a esse ponto, um contador pode ser de grande ajuda. São inúmeras as etapas necessárias para de fato fechar as portas de uma empresa e, para ter certeza que não ficou nenhuma burocracia que pode atrapalhar em futuros negócios, o profissional é recomendado.

Cuidado na hora de contratar um contador

Apesar de ser uma ajuda inestimável para um negócio, o contador não pode ser escolhido sem cuidado. Afinal, como foi falado ao longo deste artigo, ele cuidará de áreas muito importantes e sensíveis da empresa. Por isso, é de extrema importância contratar um profissional de confiança que buscará trazer os melhores resultados para a empresa e da forma mais ética e correta possível.

Ao mesmo tempo, se acontecer do contador ter cometido erros ou ter agido de má fé, ele deve responder legalmente nas áreas civil, tributária, penal e ética pelos possíveis danos causados. Aqui vale frisar que o contador nem sempre é responsável por todos os erros contábeis da empresa, uma vez que o empreendedor que fornece os dados para ele. Em outras palavras, para a empresa não correr riscos é preciso que as duas pontas estejam alinhadas e funcionando nos conformes.

Burocracia e a importância do equilíbrio em uma empresa

A burocracia pode ser questão de vida ou morte para um negócio, tirando a sua capacidade de ser competitivo, desmotivando equipes e sendo um grande empecilho para a manutenção de empresas. É exatamente por esses motivos que é tão importante sempre manter um olhar atento para os negócios, assim como se eles estão sendo excessivamente burocráticos ou não. Afinal, ordem e processos são necessários, mas em demasia podem por tudo a perder.

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