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Pode não parecer, mas existem diferenças importantes entre as despesas de deslocamento e as despesas de representação. Para as empresas que contam com departamentos comerciais, ter uma separação clara é fundamental para manter os reembolsos e as contas organizadas.

Como sabemos, a presença constante de trabalhadores na estrada para costurar parcerias e novas oportunidades gera custos altos para todas as companhias. E, para otimizar os recursos, é imprescindível ter um controle rigoroso do dinheiro empregado para esse fim.

Nesse post, você descobrirá porque deve diferenciar os dois tipos de despesas; o que a sua empresa perde ao deixar de acompanhar os reembolsos; e de que forma é possível reduzir esses custos. Acompanhe a seguir:

O que são as despesas de deslocamento?

Qualquer negócio que esteja em processo de expansão ou que conte com unidades em diferentes cidades precisa, em algum momento, destacar profissionais capacitados para fechar acordos e realizar treinamentos ou atendimentos de pós-vendas.

Para isso, é comum a escolha de vendedores de confiança que atuem na sede ou em regiões com mercados consolidados. Essa escolha, no entanto, traz consigo a criação de gastos necessários para o cumprimento da tarefa. E é aí que entram as despesas de deslocamento.

Afinal, dependendo da ação a ser executada, o profissional poderá passar dias, semanas ou meses em uma outra cidade. Logo, ao pôr as contas na ponta do lápis, não entram só os gastos com o deslocamento em si – como combustíveis e passagens aéreas –, mas também com hospedagem, alimentação e todas aquelas que constem no contrato de prestação de serviços quando ocorrerem essas ocasiões.

O que são as despesas de representação?

Já as despesas de representação não se referem apenas a eventos específicos, mas sim ao trabalho constante realizado pela força de vendas para a ampliação da carteira de clientes.

Portanto, se a sua empresa tem a meta de conquistar novos mercados em uma determinada região do país, um dos caminhos mais lógicos é contratar representantes locais que o conheçam com profundidade e tenham os contatos certos.

Ao contrário da categoria anterior, os gastos com representação  são mais constantes e variáveis, porque dependem do cronograma de visitas e dos “agrados” que o vendedor terá de fazer para conquistar o cliente.

Ou seja, além de todos os custos que citamos anteriormente, há ainda outros tipos de reembolso de despesas que devem ser considerados para o bom relacionamento com os prospects, como almoços e jantares estratégicos.Mais do que custos, esses valores costumam ser encarados como investimentos, que são necessários dentro da estratégia para cativar clientes.

Por que você deve diferenciar as duas categorias de custo?

Até aqui, percebemos que há diferenças significativas entre as despesas de deslocamento e as despesas de representação. Mas porquê é preciso separá-las em categorias distintas?

Para isso, a resposta está na otimização dos custos.

Nos dois casos, o mais comum é que as companhias mantenham políticas de reembolso para as despesas realizadas. Entretanto, sem uma tipificação clara, será impossível que a companhia encontre padrões de gastos, crie tetos e faça projeções orçamentárias eficientes para cada uma das áreas.

Logo, se os custos mensais dos seus representantes da região Sul estiverem misturados aos de deslocamento dos profissionais que estruturaram as operações na região Nordeste, como saber quanto você deve destinar para a manutenção de serviços de pós-vendas neste local? Ou quanto é necessário investir para criar negócios e parcerias naquela região?

Observe como o controle de saídas é de extrema importância para entender padrões, criar previsões e descobrir possíveis fraudes ou uso indevido de dinheiro.

Afinal, vale lembrar que são recorrentes os casos de contratados que adulteram notas e valores acima da realidade.

De que forma melhorar o reembolso de despesas?

Como vimos, ignorar o verdadeiro destino dos gastos realizados pelos trabalhadores traz prejuízos para a gestão financeira do seu negócio. Entretanto, existem maneiras eficientes de combater esse problema.

Solicitar recibos e manter uma planilha de gastos atualizada é um desses caminhos, mas ele traz pouca eficiência e gera altos custos com recursos humanos. Isso porque, quando o preenchimento de informações depende tanto de quem entrega quanto de quem registra as notas, qualquer falha em uma das pontas compromete todo o processo.

Além disso, trabalhar dessa forma alimenta um risco permanente de erro com a catalogação manual dos dados.

Sejamos francos: por melhores que sejam os seus colaboradores, todos eles estão sujeitos a deixar escapar algum número durante a contabilização, o que pode afeta profundamente o controle financeiro.

Você deve estar pensando: então, de que forma posso melhorar o meu processo? A resposta está na digitalização financeira.

Como digitalizar o reembolso de despesas?

Para migrar para o digital, engana-se quem pensa que é necessário adquirir softwares caros e complexos com a única finalidade de garantir o reembolso de despesas. Tanto que o maior exemplo disso são os cartões pré-pagos.

Os recursos funcionam de maneira semelhante aos de débito e crédito. A diferença é que a sua empresa poderá recarregar periodicamente os cartões corporativos. Tudo dependerá das necessidades e dos gastos previstos pelo profissional.

Outra vantagem no uso dessa tecnologia é que é desnecessário guardar comprovantes de transações, já que todas elas são registradas numa plataforma on-line, que pode ser consultada tanto por você quanto pelo próprio colaborador.

Assim, os riscos de fraude são minimizados e a adulteração fica mais difícil. Além disso, o setor financeiro ganha fôlego, porque não precisará mais deslocar funcionários exclusivamente para funções manuais.

Com um controle de gastos mais rigoroso, é possível entender os padrões de custos de cada setor e criar previsões orçamentárias, que serão fortes aliadas no desenvolvimento de políticas de uso de recursos, contribuindo para a criação de normas e de boas práticas de gastos.

Ao diferenciar as despesas de deslocamento, as despesas de representação e adotar plataformas de reembolso, você estará a um passo não só de aprimorar o acompanhamento das saídas de caixa, como também de otimizar a administração de recursos. Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Deixe a sua pergunta no post!

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