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Imagine uma empresa que não tenha qualquer tipo de controle da folha de pagamento. De que forma você saberia quem deve receber quanto? Ou quais são as datas para as remunerações e benefícios?

Numa situação como essa, certamente a vida do gestor de recursos humanos se tornaria uma loucura: a insatisfação dos trabalhadores aumentaria e a produtividade cairia ao chão.

Mas, mesmo longe de um cenário extremo como esse, a desorganização pode trazer consequências negativas para os negócios, como a falta de motivação, a alta rotatividade e a queda nos resultados. E você, quer descobrir como resolver esse problema? Então, acompanhe as dicas a seguir.

Registre as admissões e demissões

O controle da folha de pagamento parte de um princípio simples: o registro mensal das admissões e demissões de funcionários como base para o cálculo de repasses.

Embora essa seja uma afirmação lógica, o fato é que a desordem de informações pode representar o calcanhar de aquiles para algumas companhias. Observe.

Em locais com mudanças frequentes nos quadros, a falta de um acompanhamento adequado pode resultar em atrasos nos salários ou mesmo no depósito de valores incorretos logo nos primeiros meses, já que cada funcionário inicia as atividades em datas diferentes.

Mas não é só isso. Como as categorias têm convenções coletivas próprias, os tipos de benefícios também mudam entre os profissionais.

Enquanto alguns recebem horas extras e adicionais noturno e de insalubridade, outros dependem de comissões que se alteram ao longo dos meses. E isso sem contar os recolhimentos obrigatórios para os trabalhadores com carteira assinada, como o INSS, o FGTS, o 13.º salário e as férias remuneradas.

Controle as comissões e benefícios

Como podemos perceber, em organizações com diferentes departamentos e faixas de remuneração, o controle da folha de pagamento deve ocorrer nos mínimos detalhes.

Nas empresas que dependem de vendedores externos e representantes para funcionar, as comissões não são o único ponto a ser observado.

Afinal, as viagens e visitas a clientes geram a necessidade de reembolso de gastos, como alimentação, hospedagem, transporte e combustível. E nada disso pode ficar de fora dos vencimentos dos colaboradores.

Agora, digamos que a sua empresa não tenha tantos custos com a força de vendas. Ainda assim, o acompanhamento de benefícios e ganhos complementares é um elemento fundamental para a saúde financeira do seu negócio.

Se você oferecer aos trabalhadores vantagens como plano de saúde, plano odontológico e outros tipos de auxílio, é preciso considerar quais são considerados descontos e abonos. E isso sem contar que nem todos os trabalhadores irão aderir  aos benefícios.

Logo, para que não haja deduções indevidas, é preciso digitalizar e integrar os dados aos sistemas de gestão. E usar recursos que facilitem os pagamentos, como os cartões pré-pagos, é um dos caminhos mais rápidos e baratos para isso, como mostraremos adiante.

Saiba como calcular a folha de pagamento

A grande quantidade de impostos e benefícios oferecidos aos funcionários, aliás, exige um cálculo preciso da folha de pagamento em cada setor conforme as atividades exercidas.

Como sabemos, o que não faltam no Brasil são tributos. Por isso, é necessário ficar de olho no impacto gerado por eles para o caixa das companhias.

Vejamos a seguir os mais importantes:

INSS

Contribuição ao Instituto Nacional de Seguridade Social. Ocorre mensalmente e varia segundo a faixa salarial dos trabalhadores. As alíquotas vão de 8% a 11% e são corrigidas todos os anos. Os valores estão disponíveis neste link.

IRRF

Como o próprio nome dá a entender, o Imposto de Renda Retido na Fonte é descontado diretamente da folha de pagamento. O cálculo considera a renda bruta menos o INSS e segue uma tabela que vai de 7,5% a 27,5%, de acordo com a renda por mês.

FGTS

O desconto do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço incide sobre a contratante e não tem impacto na folha, mas deve constar nos holerites. O percentual depende dos ganhos e vai de 2%, para jovens aprendizes, a 8%, para os demais funcionários.

Vale-transporte

O benefício é obrigatório e incide sobre os vencimentos totais do trabalhador. Pela lei, o desconto deve antecipar os custos de deslocamento ao trabalho e precisa corresponder a 6% do salário bruto, a não ser que o benefício fique abaixo disso.

Vale-refeição ou vale-alimentação

O vale-refeição ou alimentação não é um benefício exigido por lei e depende das negociações feitas em convenção coletiva e de cada contrato. No entanto, a regulamentação trabalhista prevê que, quando concedido, o benefício deve ser incorporado aos vencimentos e não ultrapassar 20%.

Controle a jornada de trabalho

Mais do que uma obrigação comum aos médios e grandes negócios, o controle do horário de entrada e saída dos funcionários é um recurso extremamente eficaz para a organização da folha de pagamento.

Por meio do registro do ponto, é possível observar como está o comprometimento dos colaboradores e descobrir quais deles são pontuais, faltantes ou que estão excedendo o tempo de serviço e, por isso, precisam receber horas extras.

O fato é que para acompanhar a jornada de trabalho, pode-se lançar mão de cadernos escritos ou cartões ponto. Entretanto, com as tecnologias mais recentes, como a biometria, o risco de fraudes diminui drasticamente, além de haver a possibilidade de analisar os dados diariamente e em tempo real, sem a necessidade de aguardar o fechamento do mês para calcular e prever os custos.

Digitalize a gestão financeira

Quando falamos em tornar os processos de gestão mais eficientes, nós sempre passamos pela digitalização financeira. E, como pudemos perceber, razões para isso é o que não faltam.

Mas engana-se quem pensa que esse passo representa um grande investimento de tempo e de dinheiro para as empresas. Pelo contrário.

Com a implantação dos cartões pré-pagos, por exemplo, há ganhos de agilidade nos pagamentos de salários, benefícios e reembolsos, os quais são facilmente programados e cancelados. Além disso, a vida fica mais fácil com o registro eletrônico de saída de caixa e a possibilidade de transferência de dinheiro para funcionários desbancarizados ou negativados.

Assim, o controle da folha de pagamento se torna mais simples, o que aumenta a performance do seu negócio. Se você tem dúvidas sobre como promover a digitalização por meio dos cartões pré-pagos, deixe a sua pergunta nos comentários!

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